Бухгалтерский учет в гостинице

Ведение бухгалтерского учета в гостинице — это не просто обязательное условие для соблюдения законодательства, но и важный инструмент для оценки прибыльности отеля. Благодаря грамотно организованному бухучету руководство получает возможность своевременно принимать управленческие решения. Кроме того, правильный учет позволяет корректно отчитываться перед налоговыми органами, проводить глубокий анализ финансовых показателей и эффективно оценивать работу отеля за любой период — месяц, квартал или год.

Содержание статьи:

• Особенности бухгалтерского учёта в гостинице
• Как вести бухучет в гостинице

Особенности бухгалтерского учёта в гостиничном бизнесе

Специфика бухгалтерского учета в гостиничном бизнесе

В гостиницах бухгалтерский учет ведется по стандартным правилам, применяемым в большинстве организаций. Тем не менее, особенности гостиничного бизнеса требуют особого внимания — если их не учесть, это приведет к ошибкам в отражении операций, что негативно скажется на расчете налогов и составлении отчетности.

Какие нюансы важно учитывать?

Многообразие направлений деятельности. Основной доход гостиницы формируется от сдачи номеров в краткосрочную аренду — это основное направление бизнеса. Однако большинство отелей предлагают гостям и дополнительные услуги для повышения прибыли:

• ресторан, кафе или столовую;
• прачечную;
• продажу алкогольной продукции;
• аренду конференц- и переговорных залов;
• развлекательные услуги, например, детские комнаты;
• и другие сервисы.

Доходы от этих услуг необходимо учитывать отдельно от основного бизнеса, особенно учитывая льготу по НДС: сдача номеров облагается по нулевой ставке.

Значительный объем инвентаря и расходных материалов. Для основной деятельности закупаются халаты, полотенца, одноразовая косметика и прочее. Для дополнительных сервисов требуются продукты для ресторана и мини-бара, моющие средства для прачечной и другие материалы. Весь этот инвентарь учитывается на балансе организации. Бухгалтер отвечает за своевременный учет, инвентаризацию и оприходование новых партий.

Комиссии и скидки партнеров. Чтобы увеличить поток гостей, многие гостиницы сотрудничают с онлайн-агрегаторами и сервисами бронирования. Оплата за проживание поступает от партнеров с удержанием их комиссии. В бухгалтерии доход отражается в полном объеме на счете 90, а комиссия списывается отдельной проводкой на счете 44 или 20.

Кроме того, при сотрудничестве с компаниями, предоставляющими льготное проживание своим сотрудникам, важно корректно оформлять скидки, чтобы избежать вопросов со стороны налоговой во время проверки.

Хотя особенности гостиничного бухгалтерского учета могут показаться сложными, опытный специалист быстро настроит все процессы. Лучшее решение — нанять бухгалтера с опытом работы в гостиничной сфере или доверить учет профильной аутсорсинговой компании.

Профессиональная поддержка бухгалтерского учета в гостиничном бизнесе от Alean Collection

Alean Collection предлагает комплексные решения по ведению бухгалтерского и налогового учета именно для гостиниц и отелей. Наши специалисты учитывают все особенности отрасли — от раздельного учета доходов с нулевой ставкой НДС до правильного распределения расходов и контроля инвентаря. Мы помогаем наладить учет выручки и затрат, оптимизировать налоговые процессы и обеспечить точное отражение данных для отчетности.

Обращаясь к нам, вы получаете поддержку опытных профессионалов, которые понимают специфику гостиничного бизнеса и помогают сделать бухгалтерию прозрачной и эффективной.

Как организовать бухгалтерский учет в гостинице

В этом разделе мы подробно расскажем, как правильно вести учет доходов и расходов в отеле, а также разберемся с особенностями налогового учета и НДС.

Учет выручки

Выручку в гостинице можно фиксировать по-разному: ежедневно, ежемесячно или при выезде гостя. Каждый отель выбирает подходящий способ и закрепляет его в учетной политике. Рассмотрим подробнее каждый вариант.

Ежедневный учет. Самый детализированный и точный способ, но требующий больше времени, особенно если номеров много. В этом случае бухгалтер отражает доход по каждому гостю, проживающему в отеле в конкретный день.

Например, 15 марта из отеля уехали два гостя: первый жил с 5 по 15 марта, второй — с 28 февраля по 15 марта. При ежедневном учете выручка учитывается за каждый день отдельно, что позволяет точно распределить доход.

Ежемесячный учет. В этом варианте доход отражается один раз — в последний день месяца. Если гость заселился в феврале, а выехал в марте, выручка распределяется между двумя периодами: с 28 по 29 февраля и с 1 по 15 марта.

Учет по факту выезда. Этот способ удобен многим гостиницам. Выручка фиксируется целиком в день выезда гостя за весь период проживания. К примеру, если гость заехал 28 февраля и уехал 15 марта, сумма будет учтена одним платежом 15 марта.

Учет расходов

Гостиничный бизнес характеризуется значительным объемом расходов, которые необходимо учитывать для точного ведения бухгалтерии. Основные затраты по основной деятельности отражаются на счете 20 и подразделяются на материальные, кадровые и прочие расходы. В состав затрат также входят амортизационные отчисления, начисляемые на основные средства отеля.

К расходам на оплату труда относят не только зарплату персонала, но и дополнительные выплаты и бонусы. Материальные затраты включают коммунальные услуги, оплату сторонних сервисов — например, прачечной, химчистки и клининга, закупку инвентаря и расходных материалов, а также техническое обслуживание оборудования, установленного в гостинице.

Прочие расходы охватывают аренду помещений, затраты на связь, охрану, почтовые услуги и обслуживание кассовых аппаратов.

Для точного контроля затрат важно определить себестоимость номера или койко-места. На основе этих данных формируется смета расходов на определенный период — будь то сутки или календарный месяц.

Налоговый учет

Налоговый учет в гостиницах напрямую зависит от выбранного режима налогообложения. При использовании общей системы налогообложения (ОСНО) возможен учет выручки как по методу начисления, так и по кассовому методу, который закрепляется в учетной политике предприятия. На общем режиме рассчитываются все налоги, предусмотренные законодательством и актуальные для конкретного налогоплательщика — это налог на прибыль, НДС, имущественный налог и другие.

Значительно упрощает ведение налогового учета применение упрощенной системы налогообложения (УСН) или единого налога на вмененный доход (ЕНВД). Право применять «вмененку» закреплено в статье 346.26 Налогового кодекса РФ и ограничено определенными параметрами: например, площадью гостиничного объекта не более 500 кв.м и характеристиками помещений для временного проживания. При использовании нескольких систем налогообложения одновременно требуется вести раздельный учет.

При УСН допускается применение только кассового метода учета доходов и расходов. Выручка фиксируется в момент поступления средств на расчетный счет или в кассу. При этом этот режим позволяет учитывать лишь ограниченный перечень расходов. Например, при использовании УСН с объектом «доходы» (6%) налоговая база формируется исключительно на основе полученных доходов, без учета затрат.

Учет НДС

С 2022 года для гостиниц действует обязательная нулевая ставка по НДС — отказаться от нее нельзя. Правильное отражение этой ставки в бухгалтерских проводках необходимо для корректного заполнения налоговых деклараций в конце отчетного периода.

Нулевая ставка применяется к гостиницам и организациям, которые:

1. построили отель и полностью передали его в аренду другой компании;
2. арендуют отель для дальнейшей сдачи номеров частным лицам.

Важно вести раздельный учет по поступлениям, облагаемым по нулевой и стандартной ставке НДС. По итогам отчетного периода в налоговую необходимо представить отчет о доходах, полученных от сдачи номеров в аренду. Специальной формы для такого отчета не установлено — компания самостоятельно разрабатывает и утверждает ее в учетной политике. Этот отчет подается вместе с декларацией по НДС и служит подтверждением применения нулевой ставки.

Льгота действует до 2027 года, однако обсуждается ее продление до 2030-го. Кроме того, с 1 сентября 2024 года нулевой НДС начнет применяться и к дополнительным услугам гостиниц — таким как паркинг, прачечная, доступ к бассейну, фитнес-залу и прочим сервисам.

Что важно запомнить о бухгалтерском учете в гостинице

• В гостиничном бизнесе бухгалтерский учет ведется по общим правилам, принятым для всех организаций. Однако есть несколько важных особенностей, которые нужно учитывать:
• Доходы поступают из разных направлений деятельности — не только от аренды номеров, но и от дополнительных сервисов.
• В отеле много инвентаря и расходных материалов, требующих постоянного контроля и учета.
• При работе с партнерами, агрегаторами и сервисами бронирования доходы отражаются по особым правилам.
• Выручку в гостиницах можно учитывать тремя способами: ежедневно, ежемесячно или в момент выезда гостя. Самым точным, но требующим автоматизации, считается ежедневный метод.
• Учет бронирований зависит от возвратной политики: если отмена не подразумевает возврат денег, полученные средства учитываются отдельно от оплаты за проживание.
• Затраты отражаются согласно ПБУ 10/99 «Расходы организации», а расходы, связанные с номерным фондом, учитываются на счете 20 «Основное производство».
• Также важно вести раздельный учет выручки и расходов по операциям с нулевой ставкой НДС и по прочим видам деятельности, где льготы не применяются.